“2 jaar DPM: strakke regie werkprocessen en digitale jaarrekeningen”

Dinkelberg en Kuipers Accountants en Adviseurs werkt sinds twee jaar met de Dapas Proces Manager (DPM). Daarmee behoort het MKB-kantoor in Noord-Brabant tot de eerste klanten van Dapas. Hans en Ronald Dinkelberg maken de balans van twee jaar DPM op; wat heeft dit hun kantoor gebracht? Ronald Dinkelberg: ‘Strakke regie van onze werkprocessen en voortaan een digitale jaarrekening voor onze klanten. We waren eerst bang dat klanten geen afstand wilden doen van de papieren versie, maar die angst bleek onterecht; zij waren er gewoon klaar voor.”

Dinkelberg en Kuipers is een adviesgericht allround MKB-kantoor met 30 medewerkers. Drie jaar geleden stonden ze voor de vraag ‘Op welke wijze kunnen we zelfstandig groeien?’. Kiezen voor autonome groei, is ook kiezen voor lean werken en daar paste de aanschaf van de DPM bij. Ronald: “Wij wilden efficiëntere werkprocessen en ons werk zo strak mogelijk regisseren. De DPM kon dat faciliteren. De structuur die daarmee stond, de functiescheiding die er door wordt afgedwongen, maar ook de digitaliseringsslag die we hiermee in één moeite konden maken. De DPM hebben we aan onze portal (PinkWeb) en rapportgenerator (CaseWare) gekoppeld, waardoor we vanaf dat moment een volledige digitale workflow hadden waarmee we de digitale jaarrekening konden maken. En natuurlijk is het dan spannend hoe klanten op die nieuwe digitale variant reageren. Wij waren bang dat zij misschien toch graag een fysiek document zouden willen behouden. Maar in de realiteit bleek het aantal klanten dat toch een papieren jaarrekening prefereert, op twee handen te tellen. Onze klanten waren er gewoon klaar voor.”

Andere werkwijze

Nieuwe software brengt altijd verandering met zich mee. Implementatie van de DPM vormt daar ook geen uitzondering op. Secretariaatsmedewerkers die eerst zorgden voor de fysieke afwerking van de jaarrekening, zagen de inhoud van hun rol hierdoor verschuiven. Ronald: “De werkzaamheden binnen het secretariaat zijn ingrijpend veranderd; medewerkers hebben nu veel meer een monitorfunctie gekregen. Ze nemen de voortgang in het proces waar, of alles op tijd wordt geaccordeerd. En de DPM dwingt ook functiescheiding af. Collega’s kunnen soms pas verder met hun werk als een accountant iets afgetekend heeft; dat is een waarborg in het proces. Op die manier voorkom je dat er een jaarrekening de deur uitgaat zonder dat de afdeling vaktechniek daar zijn zegje over gedaan heeft.”

Rendement?

Ronald en Hans geven aan dat het op dit moment nog lastig is om concreet uit te drukken wat het rendement is van het gaan werken met de DPM. Voor een belangrijk deel is dit toe te schrijven aan het feit dat werkprocessen moesten worden omgezet en dat medewerkers er op de juiste wijze mee moesten leren werken. Hier zijn opstartkosten mee gemoeid. “Maar”, zo merken beide heren op, “dat rendement gaat er in de toekomst wel duidelijk komen. De DPM geeft ons nu vooral heel veel inzicht in het proces; hoe kunnen we de dingen nog veel efficiënter doen? We kunnen nu meten hoe lang een jaarrekening onderweg is, hoeveel uren ervoor nodig zijn. Verliezen we nog tijd doordat we de jaarrekening nog twee of drie keer moeten oppakken, kunnen we niet in één moeite door? Dat zijn de vragen waar we nu antwoord op krijgen. We zien al wel dat we – afgezet tegen vergelijkbare periodes in voorgaande jaren – nu meer jaarrekeningen kunnen afwerken.” Dinkelberg en Kuipers maakt nu samen met Dapas een volgende slag. Hans: “We beschikken nu over twee jaar data, en daar willen we nu ook echt informatie uit gaan krijgen. Dat wil zeggen: duidelijkheid over de vraag waar jaarrekeningen soms blijven in het proces, waarom er meer tijd nodig is voor sommige jaarrekeningen. Waarom komen sommige jaarrekeningen met moeite uit de pijplijn, waarom cumuleert het aantal jaarrekeningen op een gegeven moment? Dat willen we nog meer gaan monitoren. Kortom, we willen daar graag een vinger achter krijgen. In één woord: voortgangsbewaking!”

Tool voor de toekomst

Hans: “Wij zijn een adviesgericht kantoor, dat graag vooroploopt, maar niet per se in de kopgroep. We hadden al eerder kennisgenomen van wat Jacco Oudhof ons destijds bij KPMG had laten zien (het advieswiel, red.), dus de contacten lagen er al. Toen wij zagen welke functionaliteit en kracht er in de DPM zit, was het voor ons wel duidelijk dat dit ‘m ging worden. We hadden allebei direct het gevoel ‘Dit is nou net de tool die we nodig hebben om door te kunnen groeien naar de toekomst’. Dapas heeft ons hierbij volledig gesteund. Dankzij de implementatie van de DPM kunnen we nu ook meer investeren in de verdieping en verbreding van onze adviseursrol.”